आपके व्यवसाय में मुद्रण लागत कम करना

मार्केट इंटेलिजेंस फर्म, आईडीसी के अनुसार, मुद्रण से संबंधित लागत व्यवसायों के वार्षिक कारोबार का 1-3% प्रतिनिधित्व करती है। व्यापक दृष्टिकोण और कार्य आदतों को बदलते हुए, मुद्रण लागत को कम करना संभव है। यहां मुद्रण प्रक्रिया को बदलने और सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने के कुछ तरीके दिए गए हैं।

मुद्रण प्रक्रिया का अनुकूलन

अपनी आवश्यकताओं का ऑडिट करें

प्रिंटर की संख्या की एक सूची बनाएं, किए गए मुद्रण के प्रकार, हर महीने छपे पृष्ठों की मात्रा और उपभोग्य सामग्रियों की लागत (जैसे कागज, प्रिंटर टोनर) का निर्धारण करें

उपयोगकर्ताओं की वास्तविक आवश्यकताओं का आकलन करें: अतिरिक्त कार्यों के संभावित उपयोग (प्रतिलिपि, स्कैन, फैक्स, आदि ...) सहित
मुद्रण से जुड़ी कुछ प्रक्रिया के प्रतिस्थापन पर विचार करें (अपने दस्तावेज़ की डिजिटल प्रतियों के उपयोग पर प्राथमिकता दें, जब भी संभव हो)।
मल्टीफ़ंक्शन सिस्टम पर मुद्रण को केंद्रीकृत करने पर विचार करें, या उन्हें एक विशेषज्ञ प्रदाता (कुछ विशिष्ट प्रकार के प्रिंटआउट के लिए) के लिए आउटसोर्सिंग करें।
यह विश्लेषण चरण मुद्रण प्रक्रिया में समस्याओं को इंगित करने में मदद कर सकता है (अनुपयुक्त उपकरण, अतिरेक, कर्मचारियों के खराब व्यवहार)।

प्रिंटर की संख्या कम करें और मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों का विकल्प चुनें

व्यक्तिगत प्रिंटर का उपयोग आमतौर पर कई समस्याओं का कारण बनता है:

अतिरिक्त लागत (जैसे स्याही, काफी कम प्रदर्शन, मरम्मत की लागत अधिक महत्वपूर्ण)
आपकी कंप्यूटिंग परिसंपत्तियों (विभिन्न सेटिंग्स) के बीच विषमता का जोखिम
स्थानीय भीड़भाड़
मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर के उपयोग की सिफारिश की जाती है, लेकिन इसमें कर्मचारियों के प्रशिक्षण (मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों में तकनीकी ज्ञान, परिवर्तन की आदतों की स्वीकृति) शामिल हैं।

उपभोज्य लागत संबंधित मल्टीफ़ंक्शन उपकरण

मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर चुनने से पहले कई तकनीकी मानदंडों का आकलन करने के अलावा, उपभोग्य सामग्रियों की लागत (और कारतूस / टन के नवीनीकरण की आवृत्ति) और यूनिट की खरीद मूल्य को ध्यान में रखना आवश्यक है।

इसलिए जाँच करना महत्वपूर्ण है:

कारतूस की मुद्रण क्षमता
अलग स्याही टैंक स्लॉट की उपस्थिति।

अनुस्मारक: लेजर प्रिंटर स्याही जेट प्रिंटर की तुलना में उपयोग करने के लिए सस्ता है (हालांकि वे खरीद करने के लिए अधिक महंगे हैं)।

सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाना।

डुप्लेक्स प्रिंटिंग को प्रोत्साहित करें

गार्टनर के एक अध्ययन के अनुसार, डुप्लेक्स प्रिंटिंग के उपयोग से उद्यमों में पेपर की खपत 30% तक कम हो सकती है। यह सुविधा एमएफपी द्वारा समर्थित है।

"एकाधिक प्रिंट" का उपयोग करें

कुछ प्रिंटर पर दी जाने वाली यह सुविधा, प्रिंट करने के लिए पृष्ठों के आकार को कम करती है, और उन्हें एक ही शीट पर व्यवस्थित करती है, एक छोटे आकार में (कागज की एक शीट पर चार कम पृष्ठों तक)। यह विशेष रूप से उचित है यदि आप केवल एक दस्तावेज़ का "अवलोकन" करना चाहते हैं।

मुद्रण से पहले दस्तावेज़ देखें

अधिकांश डेस्कटॉप एप्लिकेशन पर उपलब्ध एक सुविधा, जल्दी से यह जांचने के लिए कि दस्तावेज़ (या वेब पेज) में अनावश्यक मुद्रण योग्य क्षेत्र नहीं हैं, जिसके परिणामस्वरूप बहुत अधिक स्याही (चित्र, रंग, परिशिष्ट, आदि ...) की खपत होती है।

काले और सफेद में चयनात्मक मुद्रण

वर्ड प्रोसेसर आपको अपने दस्तावेजों के विशिष्ट पृष्ठों को चुनने और प्रिंट करने की अनुमति देता है। प्रिंट सेटिंग्स स्याही को बचाने के लिए ग्राफिक्स और छवियों को भी बाहर कर सकती है।

वेब ब्राउज़र से कॉपी और पेस्ट करने से बचें

एक वेब पेज की सामग्री की कॉपी और पेस्ट एक वर्ड प्रोसेसर के पृष्ठ पर करने से आमतौर पर कई जानकारी का नुकसान होता है: चित्र, लेख प्रारूप, टाइपोग्राफिक नियम, आदि।

परिणाम अक्सर असंतोषजनक होता है और एक पर्याप्त प्रतिपादन प्राप्त करने के लिए कागज के एक अतिव्यापीकरण की ओर जाता है।

हालाँकि, वेब ब्राउज़र (इंटरनेट एक्सप्लोरर, फ़ायरफ़ॉक्स, Google क्रोम और सफारी) वेब पेजों को सही ढंग से प्रिंट करने के लिए या तो एक्सटेंशन या देशी कार्यक्षमता प्रदान करते हैं।

पीडीएफ / ए प्रारूप में पुरालेख दस्तावेज

पीडीएफ प्रारूप कानूनी / तकनीकी मूल्य वाले दस्तावेजों के पेपरलेस फाइलिंग के लिए एक मान्यता प्राप्त मानक है।

एक हार्ड कॉपी दस्तावेज हमेशा आवश्यक नहीं होता है, और इस प्रकार पीडीएफ का निर्माण आपको कागज की अनावश्यक खपत से बचने की अनुमति देता है।

PDF / A-1 को दस्तावेजों के दीर्घकालिक संग्रह के लिए सही प्रारूप के रूप में मान्यता प्राप्त है। यह मुफ़्त (ओपनऑफ़िस) या लाइसेंस प्राप्त अनुप्रयोगों से उत्पन्न किया जा सकता है।